Cómo organizar los documentos de tus RRHH con un gestor documental

La gestión eficaz de las personas es una función esencial de cualquier departamento de recursos humanos (RRHH). Pero la gestión de la montaña de papeleo que la acompaña es igual de importante para el éxito de su empresa. Una estrategia exitosa de gestión de documentos de RR.HH. protege los datos confidenciales, mejora la eficiencia administrativa y protege a la empresa de los riesgos. Además, permite a los equipos de dirección disponer de datos para tomar mejores decisiones.

¿Qué es la gestión de documentos de RRHH?

La gestión de documentos de RR.HH. implica la gestión de todo el ciclo de vida de los documentos de los empleados para garantizar el almacenamiento adecuado de los registros necesarios, el acceso controlado a los documentos y la información, y la eliminación oportuna de los archivos obsoletos.

Beneficios de un sistema de gestión de documentos de los empleados

Independientemente de su organización o sector, la implantación de un gestor documental tiene muchas ventajas.

• Cumplir con la normativa

Uno de los principales beneficios de un sistema de gestión de documentos para archivos de RRHH es que permite a una organización permanecer segura y cumplir con la normativa. Estos sistemas facilitan a los equipos de recursos humanos ver qué documentos están archivados, faltan y están fuera de fecha o de cumplimiento. Disponer de un sistema completo de almacenamiento de documentos ayuda a garantizar que su organización cumpla con todos los requisitos pertinentes.

• Protección legal

Cuando se trata de las necesidades generales de su empresa, siempre quiere permanecer dentro de las limitaciones de la ley. Con numerosas leyes federales que requieren que los empleadores almacenen ciertos registros de los empleados, la utilización de un software con gestión de documentos de los empleados es una necesidad absoluta. Además de estos requisitos federales, debe poder acceder fácilmente a los documentos de los empleados para responder a determinadas demandas, auditorías e investigaciones reglamentarias y quejas de los empleados.

Por ejemplo, si un empleado presenta una queja por discriminación contra su organización, es probable que RRHH necesite consultar las evaluaciones de rendimiento anteriores, los datos de compensación y los registros de asistencia. Si la queja se convierte en una investigación legal e implica a alguna institución, el equipo de RRHH puede utilizar estos registros para proteger a la organización de una demanda.

• Mantener la seguridad y la privacidad

Algunos registros de los empleados deben almacenarse de forma segura, mientras que otros tienen períodos de conservación específicos, por lo que es mejor mantenerlos todos en un solo lugar. Los empleadores están obligados por ley a proteger los datos sensibles de los empleados, como los archivos relativos a la información médica, los detalles sobre las discapacidades, los números de la seguridad social y otra información personal.

Contar con un sistema de gestión de documentos de los empleados tendrá protocolos de seguridad que cumplan con estos requisitos legales.

Las características de un sistema documental relacionadas con la seguridad y la privacidad suelen incluir: Bloqueo de los archivos físicos, asegurar los ordenadores y otros equipos cuando no se utilizan, proteger los datos electrónicos con contraseñas y configuraciones de encriptación.

• Aumentar la productividad de RRHH

Los departamentos de RRHH son más productivos cuando pueden buscar fácilmente los documentos y mejorar la coherencia de los archivos de los empleados. Podrás dedicar menos tiempo a buscar en archivadores o cajas llenas de documentos desorganizados y dedicar más tiempo a su función diaria, como la gestión de las relaciones con los empleados. Por ejemplo, imagina el tiempo y el esfuerzo que supone gestionar las tareas de los empleados, como los traslados internos o las reubicaciones. Garantizar que todos sus archivos estén en un solo lugar, puede ayudar a que la gestión de los traslados sea un proceso aún más sencillo.

• Mejorar el flujo de trabajo

La automatización del proceso de convertir los archivos en papel en documentos electrónicos mejora el flujo de trabajo del departamento de RRHH, así como de otros directivos y ejecutivos. No importa cuándo se necesite un registro importante de un empleado, o cuándo se deban hacer cambios en las políticas de administración de beneficios, se puede hacer de forma rápida y eficiente.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos de RRHH

Independientemente del tamaño de tu empresa, puedes crear una estrategia de documentos de trabajo que te ahorrará tiempo y dolores de cabeza siguiendo los siguientes pasos:

• Paso 1: Trazar un mapa de los documentos
• Paso 2: Definir las necesidades de acceso
• Paso 3: Identificar los requisitos y objetivos de retención
• Paso 4: Determinar el nivel de seguridad
• Paso 5: Establecer un plan de almacenamiento y archivo
• Paso 6: Utilizar el software para implementar el plan

Sin duda, un gestor documental completo y organizado no sólo te ahorra tiempo y dolores de cabeza administrativos, sino que te ofrecerá más el control. Cuando surgen reclamaciones o desafíos legales, tendrás las pruebas a tu alcance para responder con prontitud y defender el negocio. Cuando el equipo de RRHH está planificando y elaborando una estrategia, tendrás acceso inmediato a los datos para fundamentar las decisiones.

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