CONCEPTO y TIPOS de FACTURA ELECTRONICA >>>

Las facturas siempre se emitían impresas en papel, ese era el sistema estándar más empleado hasta hace unos años. Sin embargo, las necesidades y exigencias del sector comercial han ido cambiando, haciendo que el proceso se simplifique. Por lo cual, la implementación de las nuevas tecnologías es un proceso en continuo desarrollo. Asimismo, se tienen en cuenta otros aspectos más prácticos, asociados a la adopción de métodos que sean más amigables con el medio ambiente.

La facturación electrónica ha optimizado al máximo el proceso administrativo de empresas de distintos sectores. Pasar al sistema digital proporciona múltiples beneficios a las empresas, sobre todo en aspectos relacionados con los inventarios. Además, estos documentos cuentan con la misma validez que aquellos que han sido emitidos en formato físico. Cualquier tipo de justificante que se necesite por la adquisición de un bien o un servicio, las versiones electrónicas tienen los mismos efectos legales.

Son muchas las empresas que ofrecen el servicio de asesoría y puesta en marcha de un eficiente sistema de facturación electrónica. Un ejemplo es SUSII, una empresa que garantiza innovación y digitalización que va de la mano con la tecnología más actual. Además, cuenta con el respaldo de la validación de datos que se hace a través de las firmas electrónicas. Sus servicios están disponibles para cualquier proveedor de la administración pública que necesite este sistema, como también las empresas privadas y los autónomos.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento con plena validez legal, posee las principales características de una factura en su forma física. Cumple con los mismos efectos legales que tienen las versiones impresas en papel. Con estos documentos se justifica la compra y entrega de bienes de todo tipo, así como también la prestación de servicios.

Se expide y recibe en formato electrónico, por lo cual para su visualización se requiere de la utilización de un dispositivo digital. Igualmente, se emite un formato que debe ser compatible con programas que son diseñados específicamente para la creación de archivos de este tipo. Se emite cuando se tiene el consentimiento del destinatario y es la alternativa legal más utilizada en la actualidad. Es el sustituto del documento tradicional en papel.

Además, la autenticidad y el origen de la factura va a depender de la firma electrónica. Esta es una característica que garantiza que la identidad del usuario que expide o emite dicho documento es real. También con su uso se garantiza que la integridad del contenido no ha sido modificado. Entonces, una firma electrónica es un sistema avanzado de certificación.

Actualmente, la emisión de facturas electrónicas es muy usual, sobre todo dentro del sector empresarial, comercial y profesional. Cualquier tipo de servicio o intercambio de bienes se documenta con este tipo de facturas.

Tipos de facturas electrónicas

Se reconocen dos tipologías distintas de facturas electrónicas, mismas que poseen características particulares que las identifican fácilmente. Son las siguientes:

• Facturas en formato estructurado: este formato contiene datos que son generados automáticamente por un sistema informal. Actualmente, se han creado varios tipos de programas que han sido diseñados específicamente para la creación de estos documentos. Son compatibles con el lenguaje XML (como UBL o Facturae), por ejemplo.
• Facturas en formato no estructurado: este formato se describe como una imagen, en este caso para su elaboración se utilizan sistemas informáticos de intervención manual. Generalmente, requieren del reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta es la tipología menos empleada en la actualidad, ya que puede llegar a ser más costosa y no es automatizada. Algunos ejemplos son las facturas en papel escaneadas y también los ficheros PDF.

La utilización de las facturas electrónicas tienen la gran ventaja de eliminar los errores humanos. Además, hay un importante ahorro en los costes de impresión e incluso, costes asociados al envío postal. Igualmente, resulta ser un proceso que es de fácil acceso y es mucho más rápido, agilizando por completo todos los procedimientos de carácter administrativo.

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