Establecer un objetivo y invitar a personas determinadas son pasos esenciales
Reuniones mal llevadas, pueden robar todo su tiempo y – lo que es peor – no traer ninguna solución a los problemas que deben ser discutidos durante el encuentro.

Por otro lado, cuando se realizan de manera adecuada, estos encuentros pueden ser la más eficiente forma de comunicación que existe. Duda? Entonces echa un vistazo a estos consejos certeros del coach Alejandro Rangel para hacer reuniones más productivas.

 

Reuniones más productivas: 

1. Planificación
Este es el primer punto para no dejar que la reunión girar la mayor ladrona del tiempo en la empresa. “Es preciso determinar, con antelación, ¿quién va a liderar la conversación, en que lugar va a ocurrir, que el tema será discutido y cuál será su duración”, dice Rangel. “Es común que, en una sala con cuatro o cinco personas, ponte mirando a la cara del otro sin saber por dónde empezar.”

2. Establezca un objetivo
Para convocar a una reunión es preciso tener en mente cuál será su propósito, como tratar de determinada propuesta comercial o de discutir los planes de entrenamiento, por ejemplo. “Cuando el objetivo es claro, las personas ya pueden usar las informaciones que serán necesarias para llevarlo adelante.”

3. Dispense quién puede ser dispensado 
Según Rangel, es muy común que la gente innecesarias participando de una reunión. Esto, obviamente, genera mucha pérdida de tiempo, tanto de la persona que fue convocada y ni siquiera sabe por qué está allí como para los otros, que acaban perdiendo en las conversaciones paralelas. Su consejo es convocar sólo a las personas necesarias para el encuentro.

4. No olvides quién es indispensable
Lo contrario de convocar a quien no tiene nada que ver con el asunto también se produce con frecuencia. Es cuando las personas se olvidan de llamar a la conversación a alguien que es indispensable para discutir un tema determinado. “No siempre esa persona está disponible en ese momento y, muchas veces, es preciso remarcar la reunión”, dice Rangel.

5. Calcule bien la duración del encuentro
Puede que no parezca, pero saber dimensionar cuánto tiempo una reunión debe durar es esencial para que nadie pierda el tiempo más de lo necesario. Si, por ejemplo, una reunión prevista para durar tres horas y acabar en una hora y media, los participantes tendrán bloqueado la agenda durante una hora y media más de lo que sería necesario. Por otro lado, si ella se extiende por una hora y media más de lo que estaba previsto, los participantes pueden perder compromisos y todavía perder el foco porque están preocupados con este retraso.

6. Evite desviaciones
Por último, la sexta sugerencia para tener reuniones más productivas es, por supuesto, mantener el foco en lo que tiene que ser discutida. “Es preciso evitar desviaciones”, dice. “Si es para hablar sobre los elefantes, no dejes que el recuerdo de la trompa lleva la conversación a la boa o, en dali a alguien el tiempo, ustedes están hablando de la anaconda de Manaus”, dice. “El líder de la reunión tiene la función de mantener la conversación en los senderos.”

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