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5 Estrategias de Microsoft para mejorar las reuniones y disminuir la fatiga

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La fatiga de las reuniones virtuales es real, y Microsoft lo demostró con su estudio que analiza las ondas cerebrales de algunos empleados durante dos horas de citas.

En la primera ronda de reuniones, los 14 voluntarios celebraron cuatro reuniones de media hora sin interrupciones. Luego las mismas personas hicieron las mismas dos horas, pero haciendo una pausa de 10 minutos antes de saltar a la siguiente sala de videoconferencia.

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El experimento que midió el nivel de estrés en el cerebro de los profesionales concluyó que las pausas entre reuniones funcionaban como un” reinicio ” del estrés. Mientras que las dos horas seguidas de reuniones crearon una acumulación de estrés.

Este resultado ya ayuda a tener una perspectiva de cómo combatir la fatiga de la rutina de la oficina en casa, pero todavía es difícil estructurar los hábitos de mejora para las citas virtuales. ¿Cómo puedo añadir pausas al calendario? ¿Y qué hacer con este clima? Microsoft ha separado cinco pasos para mejorar las reuniones y combatir la fatiga.

Comprobar:

Cambia tu mentalidad
Programar citas en secuencia parece una manera efectiva de organizar el horario; hasta ahora no queda mucho tiempo para cosas básicas, como pensar o ir al baño. Y la investigación de Microsoft muestra que, de hecho, las reuniones sin descansos terminan perjudicando la productividad.

Así que el primer paso es cambiar la mentalidad sobre lo que es productivo y lo que es un calendario organizado. Tener un buen equilibrio de tiempo, incluyendo tomar descansos, te ayuda a mantenerte más concentrado cuando se trata de colaborar con otros.

¿La reunión podría ser un correo electrónico?
Para evitar la acumulación de reuniones improductivas, siempre vale la pena reflexionar sobre cuál es la mejor manera de comunicarse. Para ayudar con la elección: los temas dinámicos, creativos o emocionales se pueden discutir en reuniones; los temas informativos o la comprobación del progreso de un proyecto se pueden abordar por mensaje o correo electrónico; y cualquier tarea simple se puede resolver mediante un chat.

Calma tu mente
¿Ha decidido tomarse un descanso, pero ya ha saltado a una nueva tarea o correo electrónico urgente? Si tienes unos minutos entre citas y quieres superar la fatiga de la intensa rutina de reuniones, lo mejor que puedes hacer es buscar una actividad que calme la mente. En el estudio de Microsoft, los participantes hicieron meditación por aplicación, pero una actividad física, dibujar o leer lago agradable también son opciones beneficiosas.

“Puede ser cualquier cosa que distraiga su mente de las cosas relacionadas con el trabajo y la centre en algo que siente que es relajante”, dice Michael Bohan, director sénior del Grupo de Ingeniería de Factores Humanos de Microsoft.

Directo al grano
Las reuniones más cortas y productivas tienen un propósito bien definido. Para esto, uno debe tener preparación antes de que la conversación sea intencional. La empresa de tecnología recomienda algunas buenas prácticas, tales como: enviar una agenda con antelación, atención a los participantes, comenzar y terminar a tiempo, recapitular los puntos principales en los últimos cinco minutos.

Compromiso y energía
Aprenda a utilizar los recursos en línea para garantizar el orden y la participación de todos. Crear hábitos para encuentros virtuales, como fomentar discusiones paralelas en el chat y pedir el uso del botón levantar la mano, te ayuda a tener conversaciones más dinámicas, creativas y estratégicas.

 

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